5 načinov kako povečati produktivnost na delovnem mestu
Ali kdaj končate delovni dan z občutkom, da niste naredili vsega kar je bilo na seznamu?
Dan začenjate z dobrim planom dela, imate seznam opravil, cilje… Ampak na koncu dneva ugotovite, da je vaš seznam opravil le še daljši kot je bil.
Razumem. Biti produktiven na delovnem mestu zna biti zelo naporno. Upravljanje svojega časa je ključno, če želimo ohranjati produktivnost na visokem nivoju, vendar je včasih težko vedeti, kje začeti z organizacijo in kako se zadeve sploh lotiti.
Z leti dela smo v Strojnik.si pridobili neprecenljive izkušnje kako biti produktiven – kako voditi več projektov istočasno in hkrati še opraviti vse redne naloge iz seznama opravil. Torej, kako biti zares produktiven. Naša želja je napredek, zato smo se odločili, da naše izkušnje oblikujemo v 5 nasvetov, kako povečati produktivnost na delovnem mestu ter jih delimo z vsemi, ki se soočajo s pomanjkanjem produktivnosti.
Prenehajte z večopravilnostjo
Večopravilnost (angl. multitasking) zna biti zelo mamljiva, saj lahko na tak način zaključimo z več nalogami hkrati – še posebej, če se naše naloge zdijo majhne oziroma lahke. Dejstvo pa je, da zadeva ne deluje dobro. Doktor nevroznanosti, Earl K. Miller, ki se je s tematiko intenzivno ukvarjal, trdi, da večopravilnost preprosto ni v človeški zmogljivosti. Vsakdo, ki trdi, da lahko hkrati sestavlja službeno prezentacijo, odgovarja na telefonske klice in je kosilo, prinaša okrog zgolj samega sebe. Naš nasvet pri prvi točki je naslednji: Osredotočite se na eno nalogo naenkrat in prepričali se boste, da bodo naloge dejansko opravljene hitreje in ne počasneje kot izgleda na prvi pogled.
Vzemite si pavzo med delom
Podobno kot prej, verjamem, da marsikdo živi v prepričanju, da več opravljenih ur dela avtomatsko pomeni več narejenih opravil – a ni čisto tako. Delo brez vmesnih prekinitev pripelje le do izgorelosti na delovnem mestu in izčrpana oseba ne bo nikoli tako dobro in učinkovito opravila zadanih projektov. Raziskave kažejo, da kratke pavze med delovnim procesom pomagajo pri držanju nivoja koncentracije in izboljšajo razpoloženje človeka. Naš drugi nasvet se torej glasi – vsako uro dela si vzemite nekaj minut pavze, se sprehodite po pisarni, če imate to možnost, pa pojdite na daljšo “kavno pavzo” s svojim najljubšim sodelavcem.
Postavljajte si majhne cilje
Včasih se kar zgrozimo, ko pogledamo naš plan dela. Videti cel kup večjih projektov na našem koledarju zna biti zelo stresno in to pogosto pripelje do demotivacije na delovnem mestu. Naloge večjih projektov si zato razdelimo v posamezna opravila, ki nam dajo občutek, da je projekt pod nadzorom, bolj bomo samozavestni in zato tudi bolj produktivni. Začnemo lahko pri svojem seznamu opravil kamor ne zapišemo zgolj “zaključi s projektom”, temveč omenjeni projekt razdelimo na več podnalog, ki so ključne za uspešno opravljen projekt. Delo z majhnimi cilji nas bo držalo osredotočene na končni rezultat, hkrati pa se nam bodo večji projekti zdeli manj strašljivi.
Težje naloge opravite, ko ste najbolj fokusirani
Velikokrat si najtežje naloge postavimo na stran, saj nismo povsem prepričani, če nam jih bo uspelo opraviti. Ko se dan bliža proti koncu, se iz obupa lotevamo tudi teh, sploh, če smo vse ostalo že naredili, končni rezultat pa je slab oziroma projekt celo ostane nedokončan. Posledično se takšni težji projekti razvlečejo v več dni, sami pa dobimo občutek, da je naša produktivnost izpuhtela v zrak. Pojasnilo je v naši izgorelosti, saj smo v delovnem dnevu že porabili vso svojo energijo in voljo do dela, zato bodo najtežje naloge ostale opravljene najslabše. Da se temu uspešno izognemo moramo razumeti delovanje našega lastnega telesa ter ugotoviti, kdaj so ure v dnevu, ko smo najbolj pri močeh in najbolj zagnani za delo ter se najpomembnejših nalog lotiti ravno takrat. Univerzalni urnik, ki bi deloval za vse, ne obstaja, zato je prvi korak vedno ugotavljanje ali smo jutranji tip ali nočni tip človeka oziroma, kdaj smo lahko najbolj produktivni.
Implementirajte pravilo dveh minut
Izkoristite svoj čas najboljše kot je to mogoče z uporabo pravila dveh minut. Govori o tem, da poskušamo v vmesnem času, ko čakamo na sestanek, sodelavca za malico, tajnico, da nam prinese papirje, izkoristiti za eno izmed najkrajših opravil, ki jih imamo. Bolj natančno povedano, za eno izmed opravil, ki nam vzamejo dve minuti ali manj. Uspešen podjetnik Steve Olenski pravi, da je iskanje kratkih časovnih oken in opravljanje kratkih nalog ključno za visok nivo produktivnosti in da bomo imeli celo končni prihranek časa, saj bomo vse naloge zaključili predčasno. Torej, če nam naloga vzame dve minuti ali manj jo naredimo takoj.
Drugi aspekt pravila dveh minut je, da je vsako nalogo možno začrtati v manj kot dveh minutah. To seveda ne pomeni, da bomo to nalogo tudi opravili prej kot v 120 sekundah, vendar je načrtovanje naših ciljev prvi korak k uspešnemu opravljanju le-teh.
Vsak dan ne bo popoln in produktiven, zato se nikoli ne smemo obremenjevati zaradi tega. Namesto tega se moramo osredotočiti na naše cilje in zgoraj zapisne nasvete, si načrtati delo in presenečeni boste koliko več lahko naredite v enem dnevu, ali v službi ali pa doma.
Sedaj se vam pa opravičujem, moram na svojo 15-minutno pavzo, da se pripravim na naslednji članek, ki ga boste brali.
