Optimalen η: Organizacija svojega časa
Vsakdo izmed nas se je že kdaj znašel v časovni zagati, iz katere na videz nismo videli izhoda. Usklajevanje vseh obveznosti, ki nam jih prinašajo šola, služba, dodatne aktivnosti, šport in prosti čas, zna biti težavno, doba informacijske tehnologije pa omogoča hitrejšo komunikacijo, povezljivost in pretok informacij kot še nikoli prej v zgodovini človeštva. Večje pritiske pa doživljajo ravno študentje ter zaposleni na takšnih delovnih mestih, ki se vsakodnevno soočajo z velikim številom telefonskih klicev, e-poštnih sporočil, sestankov, poročil, domačih nalog in drugih projektov. Takšna opravila nam sicer vzamejo le majhen delček časa, ki ga imamo na voljo, a hkrati nam močno obremenijo urnik in odvzamejo fokus, da bi se zares lahko posvetili samo eni nalogi naenkrat.
Z namenom, da tako članom društva Strojnik.si kot tudi seveda širši javnosti podamo smernice za organizacijo lastnega časa ter druge nasvete, kako se spoprijeti z vsakodnevnimi opravili, katerim na videz ni konca, smo pripravili dogodek z naslovom: ‘’Optimalen η: Organizacija svojega časa’’. Zaradi aktualnih razmer in splošne karantene ob izbruhu novega koronavirusa COVID-19 smo bili prisiljeni dogodek izvesti preko spletne platforme Zoom, a kljub nesrečni situaciji je bila udeležba precej visoka, prišlo je namreč več kot 70 gledalcev različnih starosti in statusov. Ob začetku predavanja smo najprej predstavili idejo organizacije svojega časa in zakaj to počnemo, potem pa predstavili korake, ki jih je potrebno izvesti do uspešne organizacije. Sledile so naslednje točke.
Najprej si zabeležimo vse naloge, ki jih je potrebno opraviti, tudi, če so še tako nepomembne. Nato jih ocenimo s kriteriji – kako hitro morajo biti opravljene (nujno, hitro, normalno, lahko počaka), koliko časa bomo za to porabili (veliko, srednje, malo) ter zahtevnost (zelo zahtevno, zahtevno, normalno, lažje). Nato označene naloge sortiramo skupaj glede na to, kako smo jih označili (npr. nujne, časovno kratke in normalne težavnosti na skupni seznam). Sedaj je priporočeno uporabiti katero izmed aplikacij za planiranje nalog ter koledarja – ne glede na izbiro, aplikacije kot Google Calendar, Apple Calendar, Google Tasks ali pa klasični rokovnik oz. beležka, je označene in razporejene naloge pomembno vnesti na naš urnik s točnimi časovnimi okvirji na datume, ko bomo naloge dejansko izvedli.
Na dogodku je nato sledila predstavitev možnosti uporabe različnih spletnih aplikacij, kot so spletni koledarji, spletne beležke, omenjeni pa so bili tudi rokovniki in bolj klasični pripomočki za organiziranje. Predstavljene so bile tudi splošne točke pri katerih moramo biti pazljivi, kot so: Pri vnosu podatkov v naš organizacijski pripomoček pazimo, da se nam različne naloge ne prekrivajo in da bomo imeli dovolj časa med opraviloma, da pridemo na drugo lokacijo ali pojemo kosilo, dogodke vnašamo zvečer za naslednji dan oz. si vzamemo en dan v tednu in poskušamo planirati naš urnik čez celotni prihodnji teden, v primeru uporabe aplikacije si le-to povežemo na pametni telefon, računalnik, tablico, … dobra povezanost naprav nam namreč omogoča hiter dostop do urnika, kar močno olajša urejanje in pregled.
Ob koncu dogodka se je posebno poudarila tudi najpomembnejša stvar pri celotni organizaciji urnika, seznama nalog in seveda naši učinkovitosti. Gre za doslednost, ki jo imamo do celotne zadeve in našega lastnega držanja zastavljenih ciljev. V kolikor ne uspemo slediti urniku, se nam celotni plan podre in časovni okvirji nalog se nam začnejo prekrivati. To pomeni, da celoten urnik ne bo funkcioniral in da moramo vse naloge znova planirati. Verjetno marsikdo misli, da je čas, porabljen za planiranje, nek dodaten čas, ki si ga ne moremo privoščiti izgubiti, a vendar to ne drži. Če si uspešno nastavimo urnik in se zastavljenega držimo, bomo naloge opravili hitro in učinkovito, bili veliko manj zbegani pri misli, kaj je naslednji korak ter za vse skupaj zapravili manj časa – saj dosežemo optimalni izkoristek.
